Como a categorização correta sustenta a qualidade dos cadastros, melhora compras e fortalece a gestão de materiais nas empresas industriais

A taxonomia nos cadastro de materiais é um dos pilares invisíveis — porém decisivos — da gestão de dados mestres. É ela que organiza, conecta e dá sentido às informações que circulam entre compras, manutenção, estoque, fiscal, contabilidade e diversas áreas que dependem de precisão e padronização para operar.

O que é taxonomia em cadastro de materiais?

Taxonomia é a divisão de itens em grupos de semelhança, de acordo com suas características e suas funcionalidades.

A ideia vem da biologia, mas no contexto corporativo está ligada à organização lógica de informações. É a base que permite estruturar uma grande massa de itens dentro de grupos coerentes, facilitando o uso, a gestão e a tomada de decisão.

Na prática, a taxonomia nos cadastro de materiais:

• Agrupa itens que desempenham a mesma função

• Organiza a base para permitir controles

• Aumenta a clareza para todas as áreas

• Reduz ambiguidades e duplicidades

• Facilita o encontro de itens

• Melhora análises gerenciais e relatórios

• Permite aplicar processos de governança

Esses agrupamentos são fundamentais tanto para materiais, quanto para serviços, fornecedores e até clientes — mas aqui o foco é a área de materiais.

Por que taxonomia é essencial para a gestão de materiais?

Segundo os especialistas da CH | Astrein, a empresa pode até ter um ERP robusto, bons processos de compras e indicadores estruturados — mas sem uma taxonomia consistente, tudo isso opera em terreno instável.

A taxonomia serve como o “esqueleto” da base: sem ela, qualquer esforço para organizar cadastros corre o risco de colapsar.

Isso ocorre porque:

1. Ela sustenta processos operacionais

Compras, manutenção, estoque e financeiro dependem da classificação correta para interpretar dados, planejar compras, garantir disponibilidade de materiais e aplicar regras fiscais ou contábeis.

2. Ela orienta a busca e localização dos itens

• Itens mal classificados geram retrabalho.

• Itens duplicados aumentam custos.

• Itens ocultos criam riscos operacionais.

3. Ela facilita análises gerenciais

Relatórios confiáveis dependem de agrupamentos coerentes. Sem isso, o analista começa a ver:

• famílias duplicadas

• itens incompletos

• informações desalinhadas

• indicadores distorcidos

4. Ela melhora decisões estratégicas

Do planejamento de compras ao orçamento anual, tudo passa pela clareza — ou pela confusão — da classificação.

5. Ela reduz custos

Uma taxonomia bem desenhada:

• evita compras desnecessárias

• reduz multiplicidade de itens iguais

• facilita o uso de contratos e fornecedores homologados

• melhora previsibilidade

A relação entre taxonomia e qualidade das descrições

Não adianta ter uma taxonomia bem estruturada se as descrições embaixo dela estiverem ruins.

Esse é o erro mais comum encontrado pela CH | Astrein em projetos de saneamento. Muitas empresas acreditam que reorganizar a taxonomia resolverá its problemas — mas ignoram que:

• a descrição mal feita pode colocar o item no grupo errado

• a descrição pode não permitir distinguir funcionalidades

• a descrição pode limitar o uso gerencial da taxonomia

Não existe taxonomia perfeita com dados imperfeitos.

Portanto, o processo correto sempre envolve duas frentes simultâneas:

1. Ajustar a estrutura (taxonomia)

2. Saneamento profundo das descrições

Elas se complementam. Uma não vive sem a outra.

Quais taxonomias existem? E por que nenhuma é perfeita?

Todas as taxonomias de mercado são boas — mas nenhuma é perfeita.

Entre as mais conhecidas:

• UNSPSC

• eClass

• Federal Supply Classification (base amplamente usada pela CH | Astrein)

Essas estruturas são amplas, completas e consolidadas. No entanto:

• não cobrem todos os setores

• não atendem itens muito específicos

• possuem lacunas quando aplicadas a indústrias com OEM (Original Equipment Manufacturer)

• têm níveis de granularidade que podem ser insuficientes ou exagerados dependendo do caso

Mesmo grandes empresas sempre precisam de customização.

O time da CH | Astrein reforçou que ao aplicar qualquer taxonomia padrão em um cliente, invariavelmente é necessário adaptar famílias e subfamílias para refletir a realidade operacional.

O maior desafio da taxonomia: os itens OEM (Overall Equipment Manufacturer)

Esse ponto foi amplamente discutido.

Os itens OEM são aqueles produzidos especificamente pelos fabricantes de equipamentos. Exemplos:

• placas

• módulos

• cabeçotes

• bicos de máquinas

• componentes exclusivos de enchedoras

• peças internas de equipamentos industriais complexos

O problema é que:

Uma “placa”, por exemplo, pode ser:

• eletrônica

• de madeira

• de metal

A categorização depende do contexto.

Os taxonomistas da CH | Astrein explicam que, para OEM, nenhuma taxonomia é suficientemente granular — e se tentar “forçar”, a base explode em milhares de famílias irrelevantes.

Por isso o processo é sempre de minimização inteligente, não de solução absoluta.

Taxonomia única para toda a empresa: a armadilha mais comum

Muitas empresas tentam criar uma única taxonomia para atender a contabilidade, o fiscal, compras, manutenção e estoque — e isso simplesmente não funciona.

Por quê?

Porque:

• cada área tem objetivos diferentes

• cada área usa o item de forma diferente

• o mesmo item pode ser interpretado com lógicas distintas

• os ERPs geralmente têm apenas um campo para classificação

Isso gera:

• conflitos entre áreas

• duplicação de famílias

• duplicidade de itens

• relatórios inconsistentes

• decisões equivocadas

Em uma grande empresa atendida pela CH | Astrein, o cenário era exatamente esse: áreas diferentes lutavam para impor suas visões sobre a taxonomia, o que resultou em caos absoluto.

A solução? Parcimônia e equilíbrio na customização.

Taxonomia brasileira x taxonomias de matrizes internacionais

Taxonomias importadas das matrizes estrangeiras, em geral, funcionam mal no Brasil.

Isso ocorre porque:

• o Brasil é um dos países com maior maturidade na área de suprimentos

• profissionais de compras brasileiros costumam operar com eficiência superior à média de EUA e Europa

• as taxonomias vindas de fora não refletem os processos locais

• nem sempre houve flexibilidade da matriz para compreender a realidade brasileira

Assim, empresas multinacionais instaladas no país frequentemente apresentam:

• taxonomias rígidas

• classificações desconexas

• agrupamentos sem sentido

• inadequação ao mercado nacional

Nesse cenário, a CH | Astrein busca orientar clientes sobre alternativas dentro das limitações do ERP, minorando os impactos dessa estrutura estrangeira.

Taxonomia nos cadastro de materiais na prática: princípios aplicados pela CH | Astrein

1. Todo item deve nascer dentro da taxonomia

A classificação não é etapa final, é inicial.

2. A mesma taxonomia é aplicada a todos os clientes CH | Astrein

Mesmo quando o cliente possui modelo próprio, a empresa classifica por ambos para garantir coerência.

3. Customização é inevitável — mas deve ser controlada

O objetivo é organizar processos, não inflar a estrutura desnecessariamente.

4. Itens precisam ser fáceis de encontrar

Esse é o critério mais importante.

5. Relatórios gerenciais devem refletir a realidade

Taxonomia ruim → indicadores falsos → decisões incorretas.

6. Descrições precisam estar completas

A melhor taxonomia do mundo não compensa descrições ruins.

Os erros mais comuns no uso de taxonomia nos cadastro de materiais

Com base apenas no debate, os erros mais recorrentes são:

1. Acreditar que taxonomia sozinha resolve tudo

Sem saneamento de dados, não resolve.

2. Usar uma taxonomia única para todas as áreas

Conflitos e duplicidades são inevitáveis.

3. Não considerar o desafio dos itens OEM

Eles exigem tratamento diferenciado.

4. Criar taxonomias extensas demais

Aumenta a confusão e dificulta manutenção.

5. Permitir que área personalize sua visão sem governança

Fragmenta completamente a gestão.

6. Copiar taxonomias internacionais sem adaptação

Modelo importado raramente funciona no Brasil.

7. Iniciar o projeto pela taxonomia e não pela estrutura de dados

Descrições ruins distorcem todo o modelo.

Como aplicar taxonomia nos cadastro de materiais de forma eficiente

Com base na metodologia implícita da CH | Astrein, o caminho correto envolve:

1. Diagnóstico inicial

Identificar:

• qualidade das descrições

• duplicidades

• inconsistências

• maturidade do ERP

• desafios por área

2. Definição modelo-base

Selecionar a estrutura inicial:

• UNSPSC

• eClass

• Federal Supply

• Taxonomia interna do cliente

• Taxonomia híbrida

3. Customização controlada

Adaptar:

• famílias

• subfamílias

• categorias

• exceções estratégicas

Sempre evitando inflar a estrutura.

4. Saneamento de descrições

Etapa crítica — sem ela, nada funciona.

5. Classificação dos itens

Aplicação item a item, respeitando hierarquia.

6. Revisão com áreas-chave

Evita conflitos e impede múltiplas taxonomias paralelas.

7. Implantação e governança contínua

O processo não para — é cíclico e permanente.

Taxonomia no ERP: limitações que ninguém fala, mas fazem toda diferença

ERPs geralmente têm apenas um campo para taxonomia.

O que significa:

• é impossível ter múltiplas taxonomias paralelas (compras, fiscal, manutenção etc.)

• qualquer conflito de visão entre áreas aparece no mesmo lugar

• a empresa precisa decidir por um padrão unificado

• alguns ERPs até têm campos adicionais, mas exigem conhecimento técnico para usar

A CH | Astrein conhece profundamente o comportamento dos principais ERPs utilizados no Brasil e orienta clientes sobre como extrair o melhor de cada sistema.

Taxonomia como ferramenta para encontrar itens rapidamente

Esse foi um dos pontos mais valorizados no debate.

A pergunta-chave é:

Se a resposta for “não”, a taxonomia falhou.

Buscar um item deve ser simples, direto e previsível. O contrário gera:

• compras duplicadas

• aumento de estoque

• desperdício financeiro

• perda de produtividade

A importância do processo: taxonomia não é fim, é meio

Reforçamos algo fundamental:

Cadastro é processo. Taxonomia é apenas uma parte desse processo.

Sem governança:

• a taxonomia deteriora

• surgem exceções indevidas

• áreas começam a criar caminhos paralelos

• o ERP se desorganiza

Um projeto bem-sucedido não termina na implantação: depende de gestão contínua, indicadores, revisões e disciplina.

Case real: quando a disputa interna destrói a taxonomia

O time relatou o caso de uma das maiores empresas do Brasil:

• a área financeira queria impor sua visão

• a área de materiais queria outra

• compras queria uma terceira

• fornecedores eram classificados de forma inconsistente

• a estrutura tinha duplicidade massiva

• relatórios gerenciais eram inúteis

O resultado: uma taxonomia completamente fragmentada.

Após intervenção da CH | Astrein, o problema foi estabilizado com:

• convergência entre áreas

• revisão completa da estrutura

• aplicação de critérios únicos

• eliminação de duplicidades

O papel estratégico da CH | Astrein no desenho e manutenção da taxonomia

Ao longo de toda a discussão, ficou evidente o papel da empresa como referência na América Latina.

Os diferenciais evidentes são:

✔ Profundidade técnica

A equipe domina taxonomias globais, nacionais e híbridas.

✔ Experiência prática

Os exemplos e casos citados mostram atuação em clientes de grande porte, incluindo multinacionais e líderes setoriais.

✔ Visão equilibrada

Não existe “resposta pronta”: cada estrutura precisa ser funcional para a realidade do cliente.

✔ Método consolidado

A empresa opera com um processo bem definido, replicado e aperfeiçoado ao longo de décadas.

✔ Foco em governança

Taxonomia não é vista como um produto, mas como parte de um ecossistema de gestão de dados mestres.

✔ Diagnóstico gratuito

Um diferencial relevante mencionado ao final do webinar como porta de entrada.

Conclusão: Taxonomia nos cadastro de materiais é muito mais do que classificação — é precisão operacional

A mensagem final deixada pela CH | ASTREIN é clara:

• Não existe taxonomia perfeita.

• Não existe taxonomia que sobreviva com dados ruins.

• Não existe gestão eficiente sem governança contínua.

A taxonomia cadastro de materiais é o núcleo que sustenta:

• clareza

• produtividade

• redução de custos

• eficiência operacional

• tomada de decisão

• confiabilidade de dados

E é justamente por isso que empresas que desejam elevar sua maturidade em gestão de materiais precisam estruturar, revisar e governar suas taxonomias com rigor e método.

A CH | Astrein atua exatamente nessa linha, apoiando equipes desde o diagnóstico até a implementação e manutenção contínua — garantindo que cada item esteja classificado corretamente, descrito de forma completa e pronto para uso.

Quer avaliar sua taxonomia e entender como evoluí-la?

A equipe da CH | Astrein oferece um diagnóstico gratuito para mapear:

• maturidade da taxonomia

• qualidade das descrições

• impactos nas áreas internas

• riscos operacionais

• oportunidades de ganho

Basta seguir as instruções ao final deste conteúdo para agendar uma conversa com especialistas.

Dica bônus

Antes de pensar em trocar a taxonomia ou migrar para um padrão internacional, responda a esta pergunta:

Meus itens estão descritos corretamente?

Se a resposta for “não”, mexer na estrutura pode piorar ainda mais o cenário.

A ordem correta é:

1. saneamento das descrições

2. ajuste taxonômico

3. governança contínua

FAQ — 5 perguntas que líderes industriais fazem após estudar o tema

1. É possível usar duas taxonomias ao mesmo tempo?

Sim, é possível se ter mais de uma estrutura de classificação em uso, onde normalmente cada uma considerará um critério de agrupamento específico (função do item, financeiro, fiscal...)

2. Como lidar com itens que não se encaixam em nenhuma categoria?

Itens OEM sempre exigem customização. O papel da CH | Astrein é minimizar a complexidade sem inflar a base.

3. A taxonomia da matriz internacional pode ser usada no Brasil?

Pode — mas normalmente funciona mal. O mercado brasileiro tem processos mais maduros e exige adequação.

4. Por que minha empresa tem tantos itens duplicados?

Porque descrições ruins e taxonomia mal aplicada criam múltiplas versões do mesmo item. É o erro mais comum.

5. Quanto tempo leva para estabilizar uma taxonomia?

Depende do tamanho da base, mas o processo é contínuo. A estabilização inicial ocorre após o saneamento; a qualidade contínua depende de governança.