Como a categorização correta sustenta a qualidade dos cadastros, melhora compras e fortalece a gestão de materiais nas empresas industriais

A taxonomia nos cadastro de materiais é um dos pilares invisíveis — porém decisivos — da gestão de dados mestres. É ela que organiza, conecta e dá sentido às informações que circulam entre compras, manutenção, estoque, fiscal, contabilidade e diversas áreas que dependem de precisão e padronização para operar.

O que é taxonomia em cadastro de materiais?

Taxonomia é a divisão de itens em grupos de semelhança, de acordo com suas características e suas funcionalidades.

A ideia vem da biologia, mas no contexto corporativo está ligada à organização lógica de informações. É a base que permite estruturar uma grande massa de itens dentro de grupos coerentes, facilitando o uso, a gestão e a tomada de decisão.

Na prática, a taxonomia nos cadastro de materiais:

• Agrupa itens que desempenham a mesma função

• Organiza a base para permitir controles

• Aumenta a clareza para todas as áreas

• Reduz ambiguidades e duplicidades

• Facilita o encontro de itens

• Melhora análises gerenciais e relatórios

• Permite aplicar processos de governança

Esses agrupamentos são fundamentais tanto para materiais, quanto para serviços, fornecedores e até clientes — mas aqui o foco é a área de materiais.

Por que taxonomia é essencial para a gestão de materiais?

Segundo os especialistas da CH | Astrein, a empresa pode até ter um ERP robusto, bons processos de compras e indicadores estruturados — mas sem uma taxonomia consistente, tudo isso opera em terreno instável.

A taxonomia serve como o “esqueleto” da base: sem ela, qualquer esforço para organizar cadastros corre o risco de colapsar.

Isso ocorre porque:

1. Ela sustenta processos operacionais

Compras, manutenção, estoque e financeiro dependem da classificação correta para interpretar dados, planejar compras, garantir disponibilidade de materiais e aplicar regras fiscais ou contábeis.

2. Ela orienta a busca e localização dos itens

• Itens mal classificados geram retrabalho.

• Itens duplicados aumentam custos.

• Itens ocultos criam riscos operacionais.

3. Ela facilita análises gerenciais

Relatórios confiáveis dependem de agrupamentos coerentes. Sem isso, o analista começa a ver:

• famílias duplicadas

• itens incompletos

• informações desalinhadas

• indicadores distorcidos

4. Ela melhora decisões estratégicas

Do planejamento de compras ao orçamento anual, tudo passa pela clareza — ou pela confusão — da classificação.

5. Ela reduz custos

Uma taxonomia bem desenhada:

• evita compras desnecessárias

• reduz multiplicidade de itens iguais

• facilita o uso de contratos e fornecedores homologados

• melhora previsibilidade

A relação entre taxonomia e qualidade das descrições

Não adianta ter uma taxonomia bem estruturada se as descrições embaixo dela estiverem ruins.

Esse é o erro mais comum encontrado pela CH | Astrein em projetos de saneamento. Muitas empresas acreditam que reorganizar a taxonomia resolverá its problemas — mas ignoram que:

• a descrição mal feita pode colocar o item no grupo errado

• a descrição pode não permitir distinguir funcionalidades

• a descrição pode limitar o uso gerencial da taxonomia

Não existe taxonomia perfeita com dados imperfeitos.

Portanto, o processo correto sempre envolve duas frentes simultâneas:

1. Ajustar a estrutura (taxonomia)

2. Saneamento profundo das descrições

Elas se complementam. Uma não vive sem a outra.

Quais taxonomias existem? E por que nenhuma é perfeita?

Todas as taxonomias de mercado são boas — mas nenhuma é perfeita.

Entre as mais conhecidas:

• UNSPSC

• eClass

• Federal Supply Classification (base amplamente usada pela CH | Astrein)

Essas estruturas são amplas, completas e consolidadas. No entanto:

• não cobrem todos os setores

• não atendem itens muito específicos

• possuem lacunas quando aplicadas a indústrias com OIM (Original Equipment Manufacturer)

• têm níveis de granularidade que podem ser insuficientes ou exagerados dependendo do caso

Mesmo grandes empresas sempre precisam de customização.

O time da CH | Astrein reforçou que ao aplicar qualquer taxonomia padrão em um cliente, invariavelmente é necessário adaptar famílias e subfamílias para refletir a realidade operacional.

O maior desafio da taxonomia: os itens OEM (Overall Equipment Manufacturer)

Esse ponto foi amplamente discutido.

Os itens OEM são aqueles produzidos especificamente pelos fabricantes de equipamentos. Exemplos:

• placas

• módulos

• cabeçotes

• bicos de máquinas

• componentes exclusivos de enchedoras

• peças internas de equipamentos industriais complexos

O problema é que:

Uma “placa”, por exemplo, pode ser:

• eletrônica

• de madeira

• de metal

A categorização depende do contexto.

Os taxonomistas da CH | Astrein explicam que, para OIM, nenhuma taxonomia é suficientemente granular — e se tentar “forçar”, a base explode em milhares de famílias irrelevantes.

Por isso o processo é sempre de minimização inteligente, não de solução absoluta.

Taxonomia única para toda a empresa: a armadilha mais comum

Muitas empresas tentam criar uma única taxonomia para atender a contabilidade, o fiscal, compras, manutenção e estoque — e isso simplesmente não funciona.

Por quê?

Porque:

• cada área tem objetivos diferentes

• cada área usa o item de forma diferente

• o mesmo item pode ser interpretado com lógicas distintas

• os ERPs geralmente têm apenas um campo para classificação

Isso gera:

• conflitos entre áreas

• duplicação de famílias

• duplicidade de itens

• relatórios inconsistentes

• decisões equivocadas

Em uma grande empresa atendida pela CH | Astrein, o cenário era exatamente esse: áreas diferentes lutavam para impor suas visões sobre a taxonomia, o que resultou em caos absoluto.

A solução? Parcimônia e equilíbrio na customização.

Taxonomia brasileira x taxonomias de matrizes internacionais

Taxonomias importadas das matrizes estrangeiras, em geral, funcionam mal no Brasil.

Isso ocorre porque:

• o Brasil é um dos países com maior maturidade na área de suprimentos

• profissionais de compras brasileiros costumam operar com eficiência superior à média de EUA e Europa

• as taxonomias vindas de fora não refletem os processos locais

• nem sempre houve flexibilidade da matriz para compreender a realidade brasileira

Assim, empresas multinacionais instaladas no país frequentemente apresentam:

• taxonomias rígidas

• classificações desconexas

• agrupamentos sem sentido

• inadequação ao mercado nacional

Nesse cenário, a CH | Astrein busca orientar clientes sobre alternativas dentro das limitações do ERP, minorando os impactos dessa estrutura estrangeira.

Taxonomia nos cadastro de materiais na prática: princípios aplicados pela CH | Astrein

1. Todo item deve nascer dentro da taxonomia

A classificação não é etapa final, é inicial.

2. A mesma taxonomia é aplicada a todos os clientes CH | Astrein

Mesmo quando o cliente possui modelo próprio, a empresa classifica por ambos para garantir coerência.

3. Customização é inevitável — mas deve ser controlada

O objetivo é organizar processos, não inflar a estrutura desnecessariamente.

4. Itens precisam ser fáceis de encontrar

Esse é o critério mais importante.

5. Relatórios gerenciais devem refletir a realidade

Taxonomia ruim → indicadores falsos → decisões incorretas.

6. Descrições precisam estar completas

A melhor taxonomia do mundo não compensa descrições ruins.

Os erros mais comuns no uso de taxonomia nos cadastro de materiais

Com base apenas no debate, os erros mais recorrentes são:

1. Acreditar que taxonomia sozinha resolve tudo

Sem saneamento de dados, não resolve.

2. Usar uma taxonomia única para todas as áreas

Conflitos e duplicidades são inevitáveis.

3. Não considerar o desafio dos itens OIM

Eles exigem tratamento diferenciado.

4. Criar taxonomias extensas demais

Aumenta a confusão e dificulta manutenção.

5. Permitir que área personalize sua visão sem governança

Fragmenta completamente a gestão.

6. Copiar taxonomias internacionais sem adaptação

Modelo importado raramente funciona no Brasil.

7. Iniciar o projeto pela taxonomia e não pela estrutura de dados

Descrições ruins distorcem todo o modelo.

Como aplicar taxonomia nos cadastro de materiais de forma eficiente

Com base na metodologia implícita da CH | Astrein, o caminho correto envolve:

1. Diagnóstico inicial

Identificar:

• qualidade das descrições

• duplicidades

• inconsistências

• maturidade do ERP

• desafios por área

2. Definição modelo-base

Selecionar a estrutura inicial:

• UNSPSC

• eClass

• Federal Supply

• Taxonomia interna do cliente

• Taxonomia híbrida

3. Customização controlada

Adaptar:

• famílias

• subfamílias

• categorias

• exceções estratégicas

Sempre evitando inflar a estrutura.

4. Saneamento de descrições

Etapa crítica — sem ela, nada funciona.

5. Classificação dos itens

Aplicação item a item, respeitando hierarquia.

6. Revisão com áreas-chave

Evita conflitos e impede múltiplas taxonomias paralelas.

7. Implantação e governança contínua

O processo não para — é cíclico e permanente.

Taxonomia no ERP: limitações que ninguém fala, mas fazem toda diferença

ERPs geralmente têm apenas um campo para taxonomia.

O que significa:

• é impossível ter múltiplas taxonomias paralelas (compras, fiscal, manutenção etc.)

• qualquer conflito de visão entre áreas aparece no mesmo lugar

• a empresa precisa decidir por um padrão unificado

• alguns ERPs até têm campos adicionais, mas exigem conhecimento técnico para usar

A CH | Astrein conhece profundamente o comportamento dos principais ERPs utilizados no Brasil e orienta clientes sobre como extrair o melhor de cada sistema.

Taxonomia como ferramenta para encontrar itens rapidamente

Esse foi um dos pontos mais valorizados no debate.

A pergunta-chave é:

Se a resposta for “não”, a taxonomia falhou.

Buscar um item deve ser simples, direto e previsível. O contrário gera:

• compras duplicadas

• aumento de estoque

• desperdício financeiro

• perda de produtividade

A importância do processo: taxonomia não é fim, é meio

Reforçamos algo fundamental:

Cadastro é processo. Taxonomia é apenas uma parte desse processo.

Sem governança:

• a taxonomia deteriora

• surgem exceções indevidas

• áreas começam a criar caminhos paralelos

• o ERP se desorganiza

Um projeto bem-sucedido não termina na implantação: depende de gestão contínua, indicadores, revisões e disciplina.

Case real: quando a disputa interna destrói a taxonomia

O time relatou o caso de uma das maiores empresas do Brasil:

• a área financeira queria impor sua visão

• a área de materiais queria outra

• compras queria uma terceira

• fornecedores eram classificados de forma inconsistente

• a estrutura tinha duplicidade massiva

• relatórios gerenciais eram inúteis

O resultado: uma taxonomia completamente fragmentada.

Após intervenção da CH | Astrein, o problema foi estabilizado com:

• convergência entre áreas

• revisão completa da estrutura

• aplicação de critérios únicos

• eliminação de duplicidades

O papel estratégico da CH | Astrein no desenho e manutenção da taxonomia

Ao longo de toda a discussão, ficou evidente o papel da empresa como referência na América Latina.

Os diferenciais evidentes são:

✔ Profundidade técnica

A equipe domina taxonomias globais, nacionais e híbridas.

✔ Experiência prática

Os exemplos e casos citados mostram atuação em clientes de grande porte, incluindo multinacionais e líderes setoriais.

✔ Visão equilibrada

Não existe “resposta pronta”: cada estrutura precisa ser funcional para a realidade do cliente.

✔ Método consolidado

A empresa opera com um processo bem definido, replicado e aperfeiçoado ao longo de décadas.

✔ Foco em governança

Taxonomia não é vista como um produto, mas como parte de um ecossistema de gestão de dados mestres.

✔ Diagnóstico gratuito

Um diferencial relevante mencionado ao final do webinar como porta de entrada.

Conclusão: Taxonomia nos cadastro de materiais é muito mais do que classificação — é precisão operacional

A mensagem final deixada pela CH | ASTREIN é clara:

• Não existe taxonomia perfeita.

• Não existe taxonomia que sobreviva com dados ruins.

• Não existe gestão eficiente sem governança contínua.

A taxonomia cadastro de materiais é o núcleo que sustenta:

• clareza

• produtividade

• redução de custos

• eficiência operacional

• tomada de decisão

• confiabilidade de dados

E é justamente por isso que empresas que desejam elevar sua maturidade em gestão de materiais precisam estruturar, revisar e governar suas taxonomias com rigor e método.

A CH | Astrein atua exatamente nessa linha, apoiando equipes desde o diagnóstico até a implementação e manutenção contínua — garantindo que cada item esteja classificado corretamente, descrito de forma completa e pronto para uso.

Quer avaliar sua taxonomia e entender como evoluí-la?

A equipe da CH | Astrein oferece um diagnóstico gratuito para mapear:

• maturidade da taxonomia

• qualidade das descrições

• impactos nas áreas internas

• riscos operacionais

• oportunidades de ganho

Basta seguir as instruções ao final deste conteúdo para agendar uma conversa com especialistas.

Dica bônus

Antes de pensar em trocar a taxonomia ou migrar para um padrão internacional, responda a esta pergunta:

Meus itens estão descritos corretamente?

Se a resposta for “não”, mexer na estrutura pode piorar ainda mais o cenário.

A ordem correta é:

1. saneamento das descrições

2. ajuste taxonômico

3. governança contínua

FAQ — 5 perguntas que líderes industriais fazem após estudar o tema

1. É possível usar duas taxonomias ao mesmo tempo?

Não. A maioria dos ERPs só permite um campo de classificação. Por isso, é necessário um modelo único e bem governado.

2. Como lidar com itens que não se encaixam em nenhuma categoria?

Itens OIM sempre exigem customização. O papel da CH | Astrein é minimizar a complexidade sem inflar a base.

3. A taxonomia da matriz internacional pode ser usada no Brasil?

Pode — mas normalmente funciona mal. O mercado brasileiro tem processos mais maduros e exige adequação.

4. Por que minha empresa tem tantos itens duplicados?

Porque descrições ruins e taxonomia mal aplicada criam múltiplas versões do mesmo item. É o erro mais comum.

5. Quanto tempo leva para estabilizar uma taxonomia?

Depende do tamanho da base, mas o processo é contínuo. A estabilização inicial ocorre após o saneamento; a qualidade contínua depende de governança.