Em grandes operações industriais, a conversa sobre transformação digital quase sempre esbarra no mesmo ponto: dados ruins de materiais e fornecedores. Projetos de cadastro refeitos, retrabalho em saneamento, divergências entre áreas, dificuldades para automatizar compras. No centro de tudo, um problema estrutural: cada empresa tenta resolver sozinha algo que é, por natureza, compartilhado.

É aqui que entra o conceito de Comunidade de dados de compras — um ambiente colaborativo, técnico e padronizado, que conecta empresas, itens, fabricantes e fornecedores em uma base única de referência. Em vez de cada organização reinventar seu próprio cadastro de materiais, todas passam a construir juntas uma inteligência comum.

A partir da fusão entre as expertises da CH e da Astrein, nasce CH | Astrein como um dos grandes hubs de Master Data para materiais, serviços, fornecedores e clientes na América Latina, consolidando uma comunidade com milhões de itens saneados, padrões de descrição e uma rede robusta de fornecedores homologados. Tudo isso com um foco muito claro: melhorar a performance da área de compras com base em dados confiáveis.

Neste artigo, vamos detalhar o que é a Comunidade de dados de compras, como ela funciona na prática, quais ganhos traz para a sua empresa e como soluções como Vendor List, Surplus, Catalog Hub, WebForLink e Blockchain Procurement se conectam nesse ecossistema.

De cadastros isolados à Comunidade de dados de compras

Durante décadas, cada empresa cuidou de seu cadastro de materiais e serviços de forma isolada. O resultado é conhecido: descrições genéricas, códigos duplicados, itens repetidos com textos diferentes, divergências de NCM, dificuldades para converter itens OEM em comerciais, entre outros problemas.

A Comunidade de dados de compras rompe com essa lógica fragmentada. Em vez de cada organização manter sua própria “verdade” de dados, as empresas passam a compartilhar:

• Descrições universais e padronizadas

• Códigos únicos (Golden Code) por item

• Padrões de descrição (PDM) comuns

• Histórico de fabricantes e marcas equivalentes

• Lista consolidada de fornecedores homologados por item e por família

  
  

Na prática, isso significa que um mesmo fusível, por exemplo, deixa de ser cadastrado de formas diferentes em cada empresa.

Ele passa a ter:

• Um Golden Code único na Comunidade

• Uma descrição universal inequívoca

• Vínculo com múltiplos fabricantes e alternativas comerciais

• Acesso a um Vendor List consolidado para aquele item

  
  

Cada empresa mantém seu código interno no ERP, mas converte esse código para o padrão da Comunidade. É essa chave que permite escalar ganhos em compras, automação e governança.

A jornada de CH | Astrein até a Comunidade de dados de compras

A construção dessa Comunidade não aconteceu de um dia para o outro. Ela é resultado de décadas de especialização em Master Data.

De um lado, a antiga Astrein, fundada em 1978, nasceu atendendo manutenção e gestão de ativos, evoluindo naturalmente para a gestão de dados de materiais, saneamento e governança de cadastros, com forte presença em manutenção industrial e engenharia.

De outro, a CH, cujo primeiro projeto específico de dados é de 1991, já surgiu com foco em:

• Master Data de materiais e serviços

• Gestão de comunidade de dados

• Criação de cultura e processos em torno do cadastro

  
  

Com a fusão, surge CH | Astrein, consolidando:

• Mais de 40 milhões de itens saneados

• Aproximadamente 6 milhões de itens comuns na Comunidade

• Mais de 70.000 padrões de descrição (PDM)

• Mais de 250 clientes ativos, muitos entre os 500 maiores do Brasil

• Mais de 200.000 fornecedores homologados

• Uma base com dezenas de milhares de usuários acessando cadastros e comunidade diariamente

  
  

A taxa de retenção dos clientes, superior a 95%, reforça um ponto: projetos de cadastro bem feitos são pensados para durar décadas, não meses.

Saneamento e governança: passado e futuro da Comunidade de dados de compras

Para entender o papel da Comunidade de dados de compras, é fundamental diferenciar dois momentos:

Saneamento: tratar o passado

O saneamento é o momento em que a empresa olha para o que já existe:

• Bases antigas, com códigos duplicados e descrições genéricas

• Itens sem padrão, com NCM inconsistentes

• Cadastros que não conversam com a realidade física do estoque

  
  

O objetivo do saneamento é:

• Eliminar duplicidades

• Reclassificar itens

• Padronizar descrições

• Corrigir NCM

• Criar o vínculo com o Golden Code da Comunidade

  
  

É um projeto com início, meio e fim. Dura alguns meses, mas muda a qualidade estrutural dos dados.

Governança: cuidar do futuro

A governança de dados de materiais é o que garante que o saneamento não se perca com o tempo. Ela:

• Define processos claros para novos cadastros

• Amarra o fluxo entre solicitante, cadastro, compras, fiscal e TI

• Evita que o usuário crie descrições pobres, incompletas ou redundantes

• Garante que novos itens entrem certificados na Comunidade

• Conecta o cadastro às rotinas de compras, estoque, planejamento e financeiro

  
  

Se o saneamento é um projeto de alguns meses, a governança é um processo contínuo, que pode durar 50 anos. É ela que faz o cadastro deixar de ser um “trabalho pontual” e passar a ser um pilar organizacional.

Certificação da informação: o coração da qualidade de dados

Um dos diferenciais da Comunidade de dados de compras é o processo de certificação da informação.

Quando um item entra na Comunidade, ele não é simplesmente “copiado e colado”.

Ele passa por um fluxo técnico de validação junto ao fabricante ou a fontes especializadas:

• Consulta a catálogos técnicos e fichas de produto

• Validação em sites oficiais de fabricantes

• Contatos diretos com fabricantes, quando necessário

• Verificação de normas, modelos, códigos e características técnicas

  
  

O resultado dessa certificação é:

• Uma descrição universal e inequívoca

• A associação correta de marcas e alternativas comerciais

• A padronização de atributos e classificações

• A definição de um Golden Code único para aquele item

  
  

A partir daí, todas as empresas da Comunidade podem usar essa mesma descrição e esse mesmo Golden Code, cada uma com seu código interno vinculado.

Golden Code e item comum: o CPF da peça na Comunidade

No modelo da Comunidade de dados de compras, cada item ganha um identificador único: o Golden Code. Ele funciona como um “CPF da peça”.

Imagine o seguinte cenário:

• A Empresa A (por exemplo, uma indústria de bebidas) cadastra um fusível.

• O time de certificação da CH | Astrein valida a informação, cria uma descrição universal e atribui um Golden Code.

• A Empresa B (por exemplo, uma empresa de bens de consumo) tenta cadastrar um fusível que, após análise técnica, é o mesmo item.

• Em vez de criar outro “novo item”, a Comunidade vincula o código da Empresa B ao mesmo Golden Code.

• Mais tarde, a Empresa C (de outro segmento) chega com o mesmo tipo de fusível. Ele novamente é vinculado ao mesmo Golden Code.

  
  

Resultado:

• Todas as empresas passam a usar a mesma descrição universal.

• Cada uma mantém seu código interno, mas conectado ao Golden Code.

• A Comunidade sabe, para aquele item único, quais fabricantes existem, quais marcas são alternativas, quais fornecedores atendem aquele código.

  
  

É assim que surgem os 6 milhões de itens comuns da Comunidade: não são 6 milhões de cadastros soltos, mas 6 milhões de convergências técnicas entre bases de empresas diferentes.

Ganhos de participar de uma Comunidade de dados de compras

Participar da Comunidade de dados de compras traz benefícios em diferentes dimensões: operacional, gerencial, financeira e estratégica.

1. Base ampliada de consulta e cadastro

O primeiro ganho é simples e poderoso: seu usuário passa a ter acesso a uma base com milhões de itens já descritos.

• Em vez de começar “do zero” sempre que precisa cadastrar algo, ele pode pesquisar na Comunidade.

• Itens comuns — ferramentas manuais, EPIs, componentes elétricos, MRO em geral — provavelmente já estão descritos, certificados e padronizados.

• Isso reduz o tempo de cadastro, evita retrabalho e minimiza risco de duplicidade.

  
  

2. Melhoria da qualidade e confiança nos dados

Como a informação é certificada e compartilhada entre centenas de empresas, o nível de confiança aumenta:

• NCM com critério técnico consistente

• Atributos alinhados a padrões de mercado

• Descrições pensadas para compras, estoque e fiscal

• Redução significativa de itens genéricos e “material diverssos”

  
  

Com dados confiáveis, fica muito mais fácil:

• Rodar MRP com menos ruído

• Fazer análises de giro e estoque com mais precisão

• Explorar oportunidades de racionalização de itens

  
  

3. Conversão de OEM para material comercial

Um dos pontos mais sensíveis em MRO é a dependência de peças OEM (fabricante do equipamento). Na Comunidade, a inteligência de dados permite:

• Identificar quando um item OEM é, na verdade, um item comercial de um grande fabricante global

• Apresentar alternativas de fornecedores para aquele mesmo Golden Code

• Apoiar a estratégia de compras na redução de dependência de um único canal

  
  

Essa conversão, quando feita com critério técnico, gera impacto direto em:

• Custo de aquisição

• Prazo de abastecimento

• Risco de desabastecimento

  
  

4. Preparação para automação e RPA em compras

Com dados padronizados e Vendor List integrado (vamos detalhar a seguir), a Comunidade viabiliza:

• Uso de RPA para disparar cotações automaticamente com base no Vendor List

• Integração com plataformas de e-procurement

• Automação do fluxo desde a requisição até a cotação inicial

  
  

Sem dados de qualidade e uma Comunidade estruturada, qualquer tentativa de automação fica limitada – ou pior, automatiza o erro.

Vendor List: consolidando fornecedores na Comunidade de dados de compras

Um dos produtos mais diretamente conectados à Comunidade de dados de compras é o Vendor List.

O que é o Vendor List?

O Vendor List é um repositório de fornecedores homologados, estruturado a partir da Comunidade:

• Para cada Golden Code, a Comunidade consolida quais fornecedores atendem aquele item.

• Essa informação vem dos 250+ clientes ativos, que já desenvolvem e homologam fornecedores em seus ERPs.

• Em vez de cada empresa enxergar apenas seus 2 ou 3 fornecedores por item, o Vendor List mostra toda a rede de fornecedores da Comunidade para aquele código.

  
  

Exemplo:

• Uma empresa tem 3 fornecedores cadastrados para um fusível.

• Outra tem 4.

• Uma terceira tem 2.

• Ao consolidar, a Comunidade pode chegar a 12 opções de fornecedores para o mesmo Golden Code.

  
  

Ranking e atualização contínua

O Vendor List não é uma lista estática. Ele:

• Apresenta ranking de fornecedores por presença em empresas da Comunidade.

• Indica quais fornecedores estão mais difundidos e em quais segmentos.

• Passa por atualizações periódicas (por exemplo, a cada seis meses), incorporando:

  • Novas empresas que entram

  • Novos fornecedores desenvolvidos

  • Ajustes naturais de base

    
    

Isso evita o risco de ter um Vendor List “viciado”, sempre com os mesmos nomes. A Comunidade garante renovação e ampliação contínua.

Acesso ao Vendor List

Existem três situações típicas:

1. Cliente já saneado com Golden Code

   • Acessa o Vendor List diretamente no módulo do sistema, sem custo adicional.

   • Visualiza fornecedores no nível do item (Golden Code).

     
     

2. Cliente herdado da antiga Astrein, ainda sem Golden Code

   • Pode acessar o Vendor List inicialmente no nível de família de materiais.

   • À medida que avança no saneamento e no vínculo com Golden Codes, passa a ter visão mais granular.

     
     

3. Empresa nova na Comunidade

   • Pode iniciar por um diagnóstico gratuito de base.

   • Começar por famílias prioritárias (itens A ou gargalo) e evoluir gradualmente para a Comunidade completa.

     
     

Em todos os casos, há uma premissa importante: o acesso ao Vendor List é gratuito para clientes da Comunidade, desde que haja colaboração com dados de fornecedores. É um modelo genuinamente colaborativo.

Surplus: transformando slow moving em caixa e eficiência

A Comunidade de dados de compras também abre espaço para soluções focadas em estoques parados, como o Surplus.

O problema do slow moving

Toda grande operação industrial convive com:

• Itens que não giram há meses ou anos

• Materiais comprados para projetos pontuais que não se repetem

• Peças de reposição que foram substituídas por novos modelos

• Estoques que acumulam milhões em valor contábil

  
  

Sem visibilidade e sem canal estruturado de venda, a alterna­tiva muitas vezes é:

• Vender como sucata, recebendo 5% a 15% do valor original

• Carregar o estoque por anos, com impacto direto em capital empatado

  
  

Como o Surplus atua

O Surplus usa a própria Comunidade para:

• Tornar visíveis os itens sem giro (slow moving) de uma empresa para outras organizações da Comunidade.

• Permitir venda, troca ou permuta desses itens entre grandes players.

• Apoiar na definição de preço, priorizando o valor histórico (em vez de sucata).

  
  

Um caso concreto ilustra o potencial:

• Tereos e Bunge, em 2022, realizaram uma negociação entre si via Surplus.

• A transação, feita sem envolvimento de dinheiro direto, foi um acerto de contas com base no valor histórico, em torno de R$ 260.000,00.

• Em um cenário de sucata ou leilão, esse valor provavelmente seria reduzido drasticamente.

  
  

Benefícios do Surplus na Comunidade

• Liberação de capital imobilizado em estoque parado

• Redução de custos com armazenagem e obsolescência

• Otimização de espaço físico

• Criação de uma cultura de gestão ativa de estoques

• Possibilidade de ampliar acesso a itens críticos que outra empresa tem parado

  
  

Catalog Hub, WebForLink e Blockchain Procurement: ampliando o ecossistema

A Comunidade de dados de compras não se limita ao cadastro de materiais. Ela se conecta a outras frentes críticas do ecossistema de suprimentos.

Catalog Hub: pré-cadastro inteligente de peças

O Catalog Hub é pensado para cenários como:

• Uma empresa compra um grande equipamento, com milhares de peças de reposição (spare parts).

• Apenas algumas centenas são cadastradas de imediato, para atender ao curto prazo.

• As demais permanecem “invisíveis” ao ERP.

  
  

O Catalog Hub permite:

• Subir o catálogo completo de peças em um ambiente estruturado.

• Tratar esse conjunto como pré-cadastro, vinculado a Golden Codes.

• Facilitar o cadastro rápido, no momento em que a peça realmente for necessária.

• Envolver o próprio fabricante na enriquecimento de dados logísticos, embalagens, fotos e atributos.

  
  

Como tudo está ligado ao Golden Code, toda a Comunidade se beneficia desse enriquecimento.

WebForLink: cadastro e homologação de fornecedores e clientes

Embora seja tema de um webinar específico, o WebForLink complementa diretamente a Comunidade de dados de compras ao:

• Estruturar pré-cadastro, cadastro e homologação de fornecedores e clientes

• Integrar com informações de Receita Federal, certidões e documentos de compliance

• Permitir o monitoramento contínuo da situação cadastral do fornecedor

• Conectar o Vendor List a uma plataforma que garante que o fornecedor está ativo e em conformidade

  
  

Na prática, a empresa reduz riscos de:

• Contratar fornecedores com restrições fiscais ou jurídicas

• Ser corresponsável (responsabilidade solidária) em operações com parceiros irregulares

  
  

Blockchain Procurement: compras conjuntas em escala

O Blockchain Procurement é uma empresa específica criada para ser um clube de compras:

• Agrupa demanda de várias empresas da Comunidade em determinadas categorias.

• Negocia em bloco com fabricantes e fornecedores, buscando ganhos de escala.

• Tem registrado economias médias superiores a 25% em algumas categorias, comparado com negociações isoladas.

  
  

Ele também é um caminho de entrada para empresas que ainda não passaram pelo saneamento completo:

• A empresa participa de determinadas categorias via Blockchain Procurement.

• À medida que os itens dessas categorias são trabalhados, eles vão sendo integrados à Comunidade.

• Isso reduz a necessidade de um CAPEX inicial alto de saneamento, diluindo o esforço ao longo do tempo.

  
  

Marketplace MRO: o próximo passo da Comunidade de dados de compras

Com a Comunidade consolidada, o Vendor List estruturado, o Surplus, o Catalog Hub e o Blockchain Procurement em operação, o passo natural é evoluir para um Marketplace voltado a MRO.

A visão de futuro envolve:

• Conectar dados de alta qualidade (Golden Code, descrições, fotos)

• Integrar fornecedores homologados e distribuidores

• Incorporar valores de referência e condições comerciais

• Disponibilizar tudo isso em uma plataforma única, focada em materiais e serviços de MRO

  
  

Nesse cenário, empresas que já investiram em saneamento, governança e Comunidade de dados de compras estarão imediatamente prontas para operar no Marketplace, com:

• Bases organizadas

• Itens vinculados à Comunidade

• Fluxos de compras preparados para automação

  
  

Quem deve liderar a Comunidade de dados de compras dentro da empresa?

Uma dúvida recorrente é: quem é o dono do cadastro? E, por consequência, quem deve ser o sponsor da Comunidade de dados de compras?

Na prática, os modelos mais comuns são:

• Suprimentos / Compras

  • Em cerca de 60% dos casos, o cadastro de materiais e serviços está sob responsabilidade da área de suprimentos.

  • Faz sentido: é quem sente a dor do dado ruim todos os dias.

• CSC (Centro de Serviços Compartilhados)

  • Em empresas com CSC, o cadastro normalmente vai para essa estrutura, pela visão corporativa e transversal.

• Fiscal / Tributário / Financeiro

  • Em alguns casos, especialmente quando a preocupação com NCM e impostos é central, essas áreas assumem papel relevante no cadastro.

• Manutenção / Engenharia / Operação

  • Em cenários industriais muito intensivos em ativos, manutenção e engenharia participam ativamente, mas com visão mais técnica do que corporativa.

• TI

  • Costuma ser sponsor tecnológico e guardião da integração com ERP, mas não do conteúdo em si.

    
    

Além disso, começa a ganhar força a figura do Master Data Manager ou Gestor de Dados Mestres:

• Profissional dedicado a cuidar de políticas, processos e qualidade de dados

• Faz a ponte entre negócio, operação, fiscal e TI

• Tem papel central ao conectar a empresa à Comunidade de dados de compras

  
  

Independente de onde a função “mora” no organograma, o ponto-chave é: dados de materiais e fornecedores são ativos estratégicos, não tarefas operacionais.

Como começar na Comunidade de dados de compras

Empresas chegam à Comunidade em diferentes estágios de maturidade. Alguns caminhos típicos:

1. Empresas já clientes da CH | Astrein

• Se já passaram por saneamento e governança:

  • Já estão, na prática, dentro da Comunidade.

  • Podem ativar módulos como Vendor List e Surplus diretamente.

• Se vieram da antiga Astrein e ainda não têm Golden Code:

  • Podem começar utilizando Vendor List por família de materiais.

  • Evoluir, com roadmap claro, para o vínculo completo com Golden Codes.

    
    

2. Empresas que ainda não fizeram saneamento

• Podem realizar um diagnóstico gratuito da base para entender:

  • Volume de duplicidades

  • Grau de padronização atual

  • Oportunidades rápidas de ganho

• A partir daí, definir se:

  • Fazem um projeto de saneamento amplo, ou

  • Começam por famílias prioritárias (itens A, gargalo, críticos) e evoluem por fases.

    
    

3. Empresas que querem “testar a água” com compras conjuntas

• Podem começar via Blockchain Procurement, em categorias específicas.

• Conforme os itens dessas categorias são tratados, vão sendo integrados à Comunidade.

• Sem necessidade de um grande investimento inicial de saneamento de toda a base.

  
  

4. Empresas com iniciativa interna de saneamento

• Podem solicitar consultoria e benchmark antes de investir pesado em projetos internos.

• A experiência mostra casos de empresas que passaram anos tentando soluções próprias, para depois refazer o trabalho com especialistas.

• Um benchmark prévio pode evitar desperdício de tempo, dinheiro e energia.

  
  

Conclusão: Comunidade de dados de compras como alicerce da transformação digital

A transformação digital da área de suprimentos não começa com RPA, BI ou Marketplace. Ela começa com dados de qualidade.

Saneamento e governança estruturados são o primeiro passo. Mas é na Comunidade de dados de compras que esse esforço atinge seu potencial máximo, quando:

• A empresa deixa de atuar isoladamente.

• Passa a compartilhar e receber inteligência de centenas de outras organizações.

• Ganha acesso a Vendor List robusto, Surplus, Catalog Hub, Blockchain Procurement e, em breve, Marketplace MRO.

• Cria as condições ideais para automatizar fluxos de cotação, compras e relacionamento com fornecedores.

  
  

Em um cenário de pressão por custo, risco, compliance e velocidade, ficar “recriando o cadastro do zero” é um luxo que poucas empresas podem se permitir. A Comunidade de dados de compras se torna, assim, um ativo estratégico para quem quer transformar a área de compras em um verdadeiro motor de valor para o negócio.

Dica bônus

Antes de discutir ferramentas ou projetos isolados, faça três perguntas dentro da sua empresa:

1. Sabemos exatamente quantos itens temos em estoque e quantos deles estão duplicados?

2. Confiamos no NCM e nas descrições que alimentam nossos processos de compras, fiscal e planejamento?

3. Se amanhã quisermos automatizar 30% das cotações com RPA, nossos dados suportam isso?

Se qualquer uma dessas respostas for “não sei” ou “provavelmente não”, é um sinal claro de que está na hora de olhar com mais atenção para a Comunidade de dados de compras.

FAQ — Perguntas frequentes sobre Comunidade de dados de compras

1. Preciso concluir todo o saneamento da minha base antes de entrar na Comunidade de dados de compras? 

Não necessariamente. Há empresas que iniciam pela governança e por famílias críticas, outras começam via Blockchain Procurement em categorias específicas. O importante é ter um plano estruturado de convergência para o padrão da Comunidade.

2. Pequenas e médias empresas também se beneficiam ou é algo só para grandes grupos industriais? 

PMEs também ganham — e muito. Ao entrar na Comunidade, elas passam a ter acesso ao mesmo padrão de dados e fornecedores utilizado por grandes players, sem precisar fundir operações ou criar estruturas gigantes de cadastro.

3. Quanto tempo leva, em média, para ver resultados práticos? 

Os primeiros ganhos costumam aparecer nas famílias priorizadas (itens A, gargalo, críticos): redução de duplicidades, melhora de descrições, acesso ampliado a fornecedores via Vendor List e identificação de oportunidades de Surplus. A profundidade e a velocidade dependem do tamanho da base e do escopo do projeto.

4. O que muda para a área de compras no dia a dia ao participar da Comunidade de dados de compras? 

Compras passa a trabalhar com descrições padronizadas, acesso a um Vendor List consolidado, maior visibilidade de alternativas comerciais e OEM/comercial, além de estar preparada para automatizar etapas de cotação com RPA ou plataformas de e-procurement.

5. Qual é o papel da TI nesse processo? 

TI é responsável por garantir integração segura e estável entre ERP, sistemas de cadastro, Comunidade e demais soluções (WebForLink, Surplus, Blockchain Procurement). A integração pode ser feita via APIs e web services, mas o conteúdo e as regras de dados são liderados por áreas de negócio (principalmente suprimentos, CSC, fiscal e Master Data).