Caso práctico de YDUQS: Compre de forma rápida y segura con CH Master Data | Astrein
La misión de YDUQS es impulsar un avance cualitativo en la educación superior en Brasil. Con una sólida adopción de la cultura digital y el desarrollo de metodologías y contenidos que reflejan los desafíos y necesidades de nuestro tiempo, YDUQS ofrece educación superior de calidad a personas de todas las clases sociales, en todo el país y a lo largo de su vida adulta.
La organización está estructurada en divisiones de negocio centradas en la formación presencial, la educación digital (anteriormente conocida como educación a distancia), cursos premium y formación continua, así como una unidad de contenido digital, que sitúa a YDUQS a la vanguardia de la investigación, el desarrollo y la producción de conocimiento para cursos. Un equipo corporativo multidisciplinar, que abarca, entre otras actividades, las áreas de Finanzas, Marketing, TI y Gestión de Personas, completa nuestro ecosistema interno.
YDUQS ya es una de las empresas de educación superior más importantes de Brasil, con aproximadamente 750.000 estudiantes, y una de las organizaciones de mayor crecimiento del país gracias a la expansión de sus marcas educativas y la adquisición de nuevas instituciones. Esto crea un entorno interno increíblemente dinámico, impulsado por la innovación, donde surgen oportunidades, especialmente para quienes se atreven a pensar de forma disruptiva y desean dejar huella en el mundo a través de la educación.
Desafío: Estructurar y acelerar el Registro de Materiales y Servicios
CH Master Data | Astrein fue contratado para limpiar el registro de materiales y servicios de YDUQS debido a la necesidad de mejorar los procesos de compras y contabilidad, que eran parte de una revisión más grande llamada "Proyecto Req2Pay", que tenía como objetivo optimizar los procesos desde las solicitudes de compra hasta el pago de artículos en SAP.
El reto presentado a CH Master Data | Astrein fue estandarizar y estructurar el centro de registro integrado con SAP en menos de 3 meses.
La situación de la mayoría de las descripciones de los artículos de la base de datos era deficiente, presentándose muchos artículos genéricos y parciales, sin un estándar y requiriendo revisión de la clasificación fiscal y contable.
Así, a través de reuniones de planificación entre el equipo del proyecto, formado por profesionales de YDUQS, Accenture y CH Master Data | Astrein, creamos la estrategia compuesta por 3 frentes de trabajo, a saber:
Limpieza y estandarización de las descripciones de aproximadamente 15.000 artículos de inventario que se movieron en los últimos 12 meses.
Para los artículos de débito directo, se decidió comprar aproximadamente 10.000 artículos estandarizados del Catálogo CH Master Data | Astrein, con descripciones técnicas, categorización NCM y UNSPSC.
Estructuración del Centro de Registro y servicios de gobernanza para el registro de nuevos artículos.
Innovación con velocidad: inteligencia aplicada al registro
La velocidad y la calidad fueron cruciales para el éxito del proyecto. Tras estandarizar los elementos esenciales, establecimos un centro de registro para complementar y crear artículos con un tiempo de respuesta a solicitudes de hasta 8 horas (SLA normal), el más rápido del mercado. Capacitamos y capacitamos a los responsables de los registros para operar la plataforma y, posteriormente, habilitamos el centro.
Una mejora interesante a destacar fue la creación de una correlación automatizada, que determina la clase de evaluación y el centro de costo según la categoría UNSPSC de los artículos, reduciendo errores de clasificación y reduciendo la carga de trabajo del propio centro.
María Virginia, coordinadora del proyecto y miembro del Centro de Excelencia del Departamento de Abastecimiento del YDUQS, fue el punto focal y clave para conectar a los equipos según las actividades planificadas en el cronograma y asegurar que se tomaran las decisiones necesarias para cumplir con los plazos.
Beneficios principales
Cotizaciones más rápidas y aprobación de nuevos proveedores
Asientos contables más precisos
Mayor control de gastos por categoría
Reducción de inconsistencias sistémicas
Catálogo simplificado y de fácil mantenimiento
Transforme sus procesos con CH Master Data | Astrein:
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