Caso Marisa: Gobernanza Registral para la Automatización y Eficiencia en las Compras

Marisa es la cadena de moda y lencería femenina más grande de Brasil, y una de las mayores minoristas de ropa para hombre y niños. Con más de 70 años en el mercado, la marca ha cimentado su historia en la diversidad, la accesibilidad y las tendencias, manteniendo una relación cercana y cercana con sus clientes.

¿Por qué eligieron CH Master Data? | Astrein

Mientras buscaba un socio para este proyecto, recibió una recomendación de un colaborador interno y del mercado, donde comparó su experiencia con otras empresas en eventos de compras. Esto le llevó a encontrar a CH Master Data | Astrein como la empresa que le ofrecía mayor compromiso y confianza.

Acerca del Proyecto

Para llevar las mejores prácticas en gestión de compras al segmento minorista, la compañía identificó la necesidad de un registro de ítems de compra con información más clara y confiable, tanto para mejorar la ejecución de los procesos desde la requisición, cotización, igualación y negociación, como para viabilizar la implementación de otras iniciativas como eProcurement, establecer contratos de servicios y apoyar la toma de decisiones.

Marcelo Tiverão Lemos, Gerente de Compras de Marisa, destaca la importancia de la atención al cliente y su compromiso para la ejecución del proyecto. Con la plataforma CH Master Data | Astrein, es posible transformar la base de artículos del catálogo de materiales a servicios, realizar nuevos registros de forma didáctica, sencilla y completa, y mantener un estándar descriptivo de los materiales, de acuerdo con las mejores prácticas del mercado, lo que nos ayuda a mejorar la gestión de compras.

Según Marcelo, el departamento solicitante tuvo dificultades para comprender la importancia de usar el material correcto, lo que resultó en una contabilidad incorrecta. Por ejemplo, alguien solicitaba una placa conmemorativa, pero buscaba un código de artículo aleatorio para la placa, y terminábamos solicitando una placa digital. Esto no solo no satisfacía las necesidades del empleado, sino que también generaba un cargo adicional de R$1.000,00 que no se había presupuestado. Actualmente, para Marisa, uno de los mayores beneficios de la depuración de datos es la organización de la clasificación contable, además de la compra en sí.

Otro beneficio que mencionó Marcelo es que, con la implementación de la plataforma de compras de Mercado Eletrônico, los procesos de compra y las solicitudes iniciarán automáticamente los procesos de cotización, sin la intervención del comprador. Esto recopilará los márgenes históricos de los proveedores o de los nuevos proveedores potenciales, lo que activará el proceso de cotización. La calidad de los datos es esencial para procesos de cotización asertivos y automatizados.

Ariela Rios Borges, Compradora Estratégica, destacó la eficiencia del equipo de CH Master Data | Astrein y enfatizó que ahora tiene confianza en los datos, y la decisión de elegirnos aceleró el proceso de procesamiento de datos al brindar una solución personalizada a las necesidades de la empresa e interconectada con SAP ECC Retail.

Según Ariela, «con las consultas a bases de datos históricas, ya no necesitamos consultar 50 registros de materiales (cuadernos), ya que podemos ser mucho más asertivos. Antes, esto era un problema porque no confiábamos en los datos que teníamos para establecer un contrato. Carecían de precisión; teníamos que consultar varios materiales diferentes para llegar a una base más precisa, y aun así, no era 100 % fiable».

Ariela también afirma que la solución es fantástica y que ayudará a Marisa con otros aspectos importantes, como asignar el código NCM correcto, determinar la desalineación de activos y otros. Antes de la solución CH Master Data | Astrein, este proceso era completamente manual y burocrático, requiriendo una solicitud por correo electrónico y la posterior apertura de un pedido de suministro. Ahora, este proceso se realiza automáticamente, en tan solo un día. Lo que antes tardaba 72 horas en completarse se ha reducido a un máximo de 24 horas.

Ella informa que, en su primera sesión de capacitación, los usuarios quedaron encantados con la solución SSA-CAD y elogiaron algunas funciones que agilizaron el proceso, como la selección de contenido con solo escribir las primeras palabras, a medida que el sistema presenta las opciones. Anteriormente, los equipos trabajaban completando hojas de cálculo de Excel; ahora, con la plataforma de registro especializada, pueden rastrear quién está atascado en el flujo de trabajo y recibir una notificación del sistema a través del flujo de trabajo cuando la solicitud se completa.

Otra ventaja mencionada es la posibilidad de no contaminar el sistema SAP con registros duplicados: «Antes, si buscábamos un cuaderno, aparecían más de 50 opciones, a veces con la misma descripción. Hoy en día, el sistema SSA cuenta con este bloqueo, ya que notifica al usuario y evita los registros duplicados en el origen de la solicitud».

Resultados obtenidos

• Creación de una base de datos estandarizada de artículos y servicios contratados

• Descripciones claras y funcionales para un correcto uso en los procesos

• Automatizar procesos con eProcurement

• Reducción del tiempo de creación de registro de 72h a 24h

• Cómo evitar registros duplicados en SAP ECC Retail

• Integración completa con SAP R/3 ECC 6.0 – Retail

• Reducción de errores fiscales y mayor control presupuestario

¿Quieres transformar la gobernanza de registro de tu empresa como lo hizo Marisa?

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