Caso Boticário: La gobernanza interna de compras gana fuerza con el Registro Centralizado
La excelencia en la gestión de datos es fundamental en las grandes organizaciones, y Grupo Boticário, líder mundial en la venta minorista de cosméticos, es prueba de ello. Para optimizar sus compras internas y fortalecer la toma de decisiones basada en datos fiables, la empresa implementó un sólido proyecto para centralizar los registros de materiales y servicios, en colaboración con CH Master Data | Astrein.
El desafío
A pesar de contar ya con un registro centralizado y estandarizado para las compras directas, existía una brecha significativa en el proceso de compras indirectas. La creciente demanda de los clientes internos requería un nuevo procedimiento más estructurado, estandarizado y con una gobernanza clara.
Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras indirectas del Grupo Boticário, explica que el volumen de compras indirectas ha crecido significativamente en los últimos años, lo que requiere un modelo de gobernanza más sólido. «No existía un proceso definido para registrar las compras indirectas; no estaba estructurado ni estandarizado, y los empleados solían utilizar códigos genéricos para solicitar las necesidades de compra, lo que dificultaba el análisis de riesgos y oportunidades», destaca.
El comienzo de la transformación
Con el apoyo de la alta dirección de la empresa, el proyecto comenzó en marzo de 2013, centrándose en la planificación y estructuración de un nuevo modelo de gobernanza que abarcara todas las áreas de la empresa. Tras un análisis detallado de las alternativas disponibles, la empresa optó por la solución CH Master Data | Astrein.
Según Andrade, «no existía nada en el mercado capaz de atender a nuestro segmento. Necesitábamos crear una solución de inteligencia junto con CH Master Data | Astrein para abordar la complejidad del negocio e ir un paso más allá de lo que estaba disponible en el mercado».
La solución construida en conjunto
Para empezar, Grupo Boticário adquirió 5.000 elementos de bases de datos prediseñados de CH Master Data | Astrein. Sin embargo, el segmento de negocio de la empresa requería personalización, lo que llevó a la creación de una base de datos totalmente personalizada, capaz de atender áreas como mantenimiento, equipos, marketing, beneficios y tecnología de la información.
Andrade destaca: “El 80% del volumen financiero de las compras son servicios, y no siempre son compras recurrentes, lo que dificulta la creación de registros y su análisis”.
El proyecto se implementó gradualmente, con un enfoque total en la gestión por resultados. El objetivo principal era involucrar a todos los departamentos y lograr la participación de los clientes internos. «Nunca lo vimos como un proyecto de compras, sino como un proyecto de gestión corporativa», afirma.
Resultados y ganancias estratégicas
Con la centralización del registro bajo la responsabilidad del departamento de compras, el Grupo Boticário pasa a contar con más de 15.000 artículos registrados y estandarizados, con correcta categorización y clasificación fiscal adecuada.
"El registro básico es clave para el éxito en la gestión. Al categorizar cada tipo de servicio, podemos desarrollar un análisis de gastos mucho más consistente , definir estrategias, crear hojas de ruta operativas y lograr una mayor eficiencia empresarial", explica Andrade.
Entre los principales beneficios ya alcanzados destacan los siguientes:
Mejora de la gestión y el cumplimiento;
Análisis de evolución de costos;
Control preciso de materiales;
Creación de indicadores para el análisis de riesgos y oportunidades;
Medición y recuperación de impuestos.
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