Cómo una correcta categorización contribuye a la calidad de los registros, mejora las compras y fortalece la gestión de materiales en las empresas industriales.

La taxonomía en los datos maestros de materiales es uno de los pilares invisibles, pero cruciales, de la gestión de datos maestros. Organiza, conecta y da sentido a la información que circula entre compras, mantenimiento, inventario, impuestos, contabilidad y diversas áreas que dependen de la precisión y la estandarización para operar.

¿Qué es la taxonomía en la catalogación de materiales?

La taxonomía es la división de elementos en grupos según su similitud, de acuerdo con sus características y funciones.

La idea proviene de la biología, pero en un contexto empresarial se vincula a la organización lógica de la información. Es la base que permite estructurar una gran cantidad de elementos en grupos coherentes, facilitando su uso, gestión y la toma de decisiones.

En la práctica, la taxonomía en los catálogos de materiales :

• Agrupa elementos que realizan la misma función.

• Organiza la base para permitir los controles

• Aumenta la claridad en todas las áreas.

• Reduce las ambigüedades y las duplicaciones.

• Facilita la búsqueda de artículos.

• Mejora el análisis y la elaboración de informes de gestión.

• Permite la aplicación de procesos de gobernanza.

Estas agrupaciones son fundamentales para materiales , servicios , proveedores e incluso clientes , pero aquí nos centraremos en el área de materiales.

¿Por qué es esencial la taxonomía para la gestión de materiales?

Según los expertos de CH | Astrein, una empresa puede tener un sistema ERP robusto, buenos procesos de compra e indicadores estructurados, pero sin una taxonomía coherente, todo esto funciona sobre terreno inestable.

La taxonomía sirve como el "esqueleto" de la base de datos: sin ella, cualquier esfuerzo por organizar los registros corre el riesgo de colapsar.

Esto sucede porque:

1. Apoya los procesos operativos.

Las compras, el mantenimiento, el inventario y las finanzas dependen de una clasificación adecuada para interpretar los datos, planificar las compras, garantizar la disponibilidad de materiales y aplicar las normas fiscales o contables.

2. Guía la búsqueda y localización de artículos.

• Los artículos mal clasificados conllevan la necesidad de rehacer el trabajo.

• Los artículos duplicados aumentan los costos.

• Los elementos ocultos generan riesgos operativos.

3. Facilita el análisis gerencial.

Los informes fiables dependen de agrupaciones consistentes. Sin ellas, el analista empieza a ver:

• familias duplicadas

• artículos incompletos

• información desalineada

• indicadores distorsionados

4. Mejora las decisiones estratégicas.

Desde la planificación de las compras hasta el presupuesto anual, todo depende de la claridad —o la confusión— de la clasificación.

5. Reduce los costos.

Una taxonomía bien diseñada:

• evitar compras innecesarias

• reduce el número de artículos idénticos

• Facilita el uso de contratos y proveedores aprobados.

• predictibilidad mejorada

La relación entre la taxonomía y la calidad de las descripciones.

De nada sirve tener una taxonomía bien estructurada si las descripciones que la sustentan son deficientes.

Este es el error más común que encuentra CH | Astrein en los proyectos de saneamiento. Muchas empresas creen que reorganizar la taxonomía resolverá sus problemas, pero ignoran el hecho de que:

• Una descripción mal redactada puede colocar el artículo en el grupo equivocado.

• Es posible que la descripción no permita distinguir las funcionalidades.

• Esta descripción puede limitar el uso administrativo de la taxonomía.

No existe una taxonomía perfecta con datos imperfectos.

Por lo tanto, el proceso correcto siempre implica dos enfoques simultáneos:

1. Ajustar la estructura (taxonomía)

2. Revisión exhaustiva de las descripciones

Se complementan entre sí. Uno no puede existir sin el otro.

¿Qué taxonomías existen? ¿Y por qué ninguna es perfecta?

Todas las taxonomías de mercado son buenas, pero ninguna es perfecta.

Entre los más conocidos:

• UNSPSC

• Clase electrónica

• Clasificación Federal de Suministros (ampliamente utilizada por CH | Astrein)

Estas estructuras son extensas, completas y están bien establecidas. Sin embargo:

• No abarcan todos los sectores.

• No satisfacen necesidades muy específicas.

• Presentan deficiencias cuando se aplican a industrias con fabricantes de equipos originales (OEM).

• Presentan niveles de granularidad que pueden ser insuficientes o excesivos según el caso.

Incluso las grandes empresas siempre necesitan personalización .

El equipo de CH | Astrein hizo hincapié en que, al aplicar cualquier taxonomía estándar a un cliente, es invariablemente necesario adaptar las familias y subfamilias para que reflejen la realidad operativa.

El mayor desafío de la taxonomía: los artículos OEM (fabricante general de equipos).

Este punto fue objeto de amplio debate.

Los artículos OEM son aquellos producidos específicamente por los fabricantes de equipos. Ejemplos:

• platos

• módulos

• culatas de cilindros

• boquillas de máquina

• componentes exclusivos de máquinas de llenado

• partes internas de equipos industriales complejos

El problema es que:

Una "señal", por ejemplo, podría ser:

• electrónica

• de madera

• metal

La categorización depende del contexto.

Los taxónomos de CH | Astrein explican que, para la OEM, ninguna taxonomía es lo suficientemente detallada, y si se intenta "forzarla", la base de datos se descompone en miles de familias irrelevantes.

Por lo tanto, el proceso siempre es de minimización inteligente , no de solución absoluta.

Una única taxonomía para toda la empresa: el error más común.

Muchas empresas intentan crear una única taxonomía que abarque contabilidad, impuestos, compras, mantenimiento e inventario, pero sencillamente no funciona.

¿Por qué?

Por qué:

• Cada área tiene objetivos diferentes.

• Cada zona utiliza el artículo de forma diferente.

• Un mismo elemento puede interpretarse con diferentes lógicas.

• Los sistemas ERP normalmente solo tienen un campo para ordenar.

Esto genera:

• conflictos entre áreas

• duplicación familiar

• artículos duplicados

• informes inconsistentes

• decisiones equivocadas

En una gran empresa a la que presta servicios CH | Astrein, la situación era precisamente esta: los distintos departamentos luchaban por imponer sus puntos de vista sobre la taxonomía, lo que derivó en un caos absoluto.

¿La solución? Moderación y equilibrio en la personalización.

Taxonomía brasileña frente a taxonomías matriciales internacionales

Las taxonomías importadas de fuentes extranjeras generalmente tienen un rendimiento deficiente en Brasil.

Esto sucede porque:

• Brasil es uno de los países más maduros en el área de gestión de la cadena de suministro.

• Los profesionales de compras brasileños tienden a operar con mayor eficiencia que el promedio en Estados Unidos y Europa.

• Las taxonomías de otros lugares no reflejan los procesos locales.

• La empresa matriz no siempre ha sido lo suficientemente flexible como para comprender la realidad brasileña.

Por lo tanto, las empresas multinacionales establecidas en el país frecuentemente presentan:

• taxonomías rígidas

• clasificaciones desconectadas

• agrupaciones sin sentido

• insuficiencia para el mercado nacional

En este contexto, CH | Astrein tiene como objetivo orientar a sus clientes sobre alternativas dentro de las limitaciones del sistema ERP, mitigando los impactos de esta estructura externa.

Taxonomía en la catalogación de materiales en la práctica: principios aplicados por CH | Astrein

1. Cada elemento debe tener su origen dentro de la taxonomía.

El proceso de clasificación no es la etapa final, sino la etapa inicial.

2. La misma taxonomía se aplica a todos los clientes de CH | Astrein.

Incluso cuando el cliente tiene su propio modelo, la empresa los clasifica según ambos para garantizar la coherencia.

3. La personalización es inevitable, pero debe controlarse.

El objetivo es organizar los procesos, no inflar innecesariamente la estructura.

4. Los artículos deben ser fáciles de encontrar.

Este es el criterio más importante.

5. Los informes de gestión deben reflejar la realidad.

Una taxonomía deficiente → indicadores falsos → decisiones incorrectas.

6. Las descripciones deben ser completas.

La mejor taxonomía del mundo no compensa las malas descripciones.

Los errores más comunes en el uso de la taxonomía en la catalogación de materiales.

Basándonos únicamente en la discusión, los errores más comunes son:

1. Creer que la taxonomía por sí sola lo resuelve todo.

Sin una limpieza de datos, no se resolverá.

2. Utilice una única taxonomía para todas las áreas.

Los conflictos y la duplicidad son inevitables.

3. No tener en cuenta el desafío que suponen los artículos OEM.

Requieren un trato especial.

4. Crear taxonomías demasiado extensas.

Aumenta la confusión y dificulta el mantenimiento.

5. Permitir que la zona personalice su vista sin intervención gubernamental.

Fragmenta completamente la gestión.

6. Copiar taxonomías internacionales sin adaptarlas.

Los modelos importados rara vez funcionan en Brasil.

7. Comience el proyecto con la taxonomía, no con la estructura de datos.

Las descripciones deficientes distorsionan todo el modelo.

Cómo aplicar la taxonomía a la catalogación de materiales de manera eficiente.

Según la metodología implícita de CH | Astrein, el camino correcto implica:

1. Diagnóstico inicial

Identificar:

• calidad de las descripciones

• duplicados

• inconsistencias

• Madurez del ERP

• desafíos por área

2. Definición del modelo base

Seleccione la estructura inicial:

• UNSPSC

• Clase electrónica

• Suministro Federal

• taxonomía de clientes internos

• taxonomía híbrida

3. Personalización controlada

Adaptar:

• familias

• subfamilias

• categorías

• excepciones estratégicas

Evite siempre inflar la estructura.

4. Limpieza de la descripción

Paso fundamental: sin él, nada funciona.

5. Clasificación de artículos

Aplicar elemento por elemento, respetando la jerarquía.

6. Revisión con áreas clave

Evita conflictos y previene la existencia de múltiples taxonomías paralelas.

7. Implementación y gobernanza continuas

El proceso no se detiene; es cíclico y continuo.

La taxonomía en los sistemas ERP: limitaciones de las que nadie habla, pero que marcan la diferencia.

Los sistemas ERP suelen tener un único campo para la taxonomía.

Qué significa:

• Es imposible tener múltiples taxonomías paralelas (compras, impuestos, mantenimiento, etc.).

• Cualquier punto de vista divergente entre las distintas áreas aparece en el mismo lugar.

• La empresa necesita decidirse por un estándar unificado.

• Algunos sistemas ERP incluso tienen campos adicionales, pero requieren conocimientos técnicos para su uso.

CH | Astrein posee un conocimiento profundo del comportamiento de los principales sistemas ERP utilizados en Brasil y asesora a sus clientes sobre cómo sacar el máximo provecho de cada sistema.

La taxonomía como herramienta para encontrar elementos rápidamente

Este fue uno de los puntos más valorados en el debate.

La pregunta clave es:

Si la respuesta es "no", entonces la taxonomía ha fallado.

La búsqueda de un artículo debería ser sencilla, directa y predecible. Lo contrario conlleva a:

• compras duplicadas

• aumento del inventario

• despilfarro financiero

• pérdida de productividad

La importancia del proceso: la taxonomía no es un fin, sino un medio.

Hicimos hincapié en algo fundamental:

El registro es un proceso. La taxonomía es solo una parte de ese proceso.

Sin gobierno:

• La taxonomía se deteriora

• Se producen excepciones indebidas.

• Las áreas comienzan a crear caminos paralelos

• El sistema ERP se está desorganizando.

Un proyecto exitoso no termina con su implementación: depende de una gestión continua , indicadores, revisiones y disciplina.

Caso real: cuando las disputas internas destruyen la taxonomía.

El equipo informó sobre el caso de una de las empresas más grandes de Brasil:

• El departamento de finanzas quería imponer su visión.

• el departamento de materiales quería otro

• Quería hacer una tercera compra.

• Los proveedores estaban siendo clasificados de forma inconsistente.

• La estructura tenía una duplicación masiva.

• Los informes de gestión eran inútiles.

El resultado: una taxonomía completamente fragmentada.

Tras la intervención de CH | Astrein, el problema se estabilizó con:

• convergencia entre áreas

• revisión completa de la estructura

• aplicación de criterios únicos

• eliminar duplicados

El papel estratégico de CH | Astrein en el diseño y mantenimiento de la taxonomía.

A lo largo de la conversación, quedó patente el papel de la empresa como referente en Latinoamérica.

Las diferencias obvias son:

✔ Profundidad técnica

El equipo domina las taxonomías globales, nacionales e híbridas.

✔ Experiencia práctica

Los ejemplos y casos citados demuestran el trabajo realizado con grandes clientes, incluidas corporaciones multinacionales y líderes de la industria.

✔ Visión equilibrada

No existe una respuesta que sirva para todos los casos: cada estructura debe ser funcional y adaptarse a la realidad del cliente.

✔ Método consolidado

La empresa opera con un proceso bien definido, replicado y perfeccionado a lo largo de décadas.

✔ Enfoque en la gobernanza

La taxonomía no se considera un producto, sino parte de un ecosistema de gestión de datos maestros.

✔ Diagnóstico gratuito

Un factor diferenciador clave mencionado al final del seminario web como punto de partida.

Conclusión: La taxonomía en la catalogación de materiales es mucho más que una clasificación: es precisión operativa.

El mensaje final que dejó CH | ASTREIN es claro:

• No existe una taxonomía perfecta.

• Ninguna taxonomía puede sobrevivir con datos erróneos.

• No existe una gestión eficiente sin una gobernanza continua.

La taxonomía del catálogo de materiales es el núcleo que sustenta:

• claridad

• productividad

• reducción de costos

• eficiencia operativa

• Toma de decisiones

• fiabilidad de los datos

Y es precisamente por eso que las empresas que desean aumentar su nivel de madurez en la gestión de materiales necesitan estructurar, revisar y gestionar sus taxonomías con rigor y método.

CH | Astrein opera precisamente en este ámbito, brindando soporte a los equipos desde el diagnóstico hasta la implementación y el mantenimiento continuo, garantizando que cada elemento esté correctamente clasificado, completamente descrito y listo para su uso .

¿Quieres evaluar tu taxonomía y comprender cómo hacerla evolucionar?

El equipo de CH | Astrein ofrece una prueba de diagnóstico gratuita para mapear:

• madurez de la taxonomía

• calidad de las descripciones

• impactos en las áreas internas

• riesgos operacionales

• oportunidades de ingresos

Simplemente siga las instrucciones que aparecen al final de este contenido para programar una conversación con expertos.

Consejo adicional

Antes de considerar cambiar la taxonomía o migrar a un estándar internacional, responda a esta pregunta:

¿Están mis artículos descritos correctamente?

Si la respuesta es "no", manipular la estructura podría empeorar aún más la situación.

El orden correcto es:

1. limpieza de descripciones

2. ajuste taxonómico

3. gobernanza continua

Preguntas frecuentes: 5 preguntas que se hacen los líderes de la industria tras estudiar el tema.

1. ¿Es posible utilizar dos taxonomías al mismo tiempo?

Sí, es posible utilizar más de una estructura de clasificación, donde cada una suele tener en cuenta un criterio de agrupación específico (función del artículo, financiero, fiscal, etc.).

2. ¿Cómo gestionas los artículos que no encajan en ninguna categoría?

Los productos OEM siempre requieren personalización. El papel de CH | Astrein es minimizar la complejidad sin aumentar el precio base.

3. ¿Se puede utilizar la taxonomía matricial internacional en Brasil?

Es posible, pero suele funcionar mal. El mercado brasileño tiene procesos más maduros y requiere adaptación.

4. ¿Por qué mi empresa tiene tantos artículos duplicados?

Porque las descripciones deficientes y una taxonomía mal aplicada crean múltiples versiones del mismo elemento. Es el error más común.

5. ¿Cuánto tiempo se tarda en estabilizar una taxonomía?

Depende del tamaño de la base, pero el proceso es continuo. La estabilización inicial se produce tras la limpieza; la calidad continua depende de la gestión.