Case Itaminas: Moderniza a gestão de fornecedores e clientes com processo integrado e auditável
A Itaminas buscava mais do que uma atualização de processos. O objetivo era transformar completamente a forma como a empresa gerencia o cadastro e a homologação de fornecedores e clientes, tornando esse processo dinâmico, seguro e totalmente integrado às áreas internas da companhia.
O projeto desenvolvido pela CH Master Data Astrein entregou exatamente isso.
O desafio
Gerenciar cadastros de fornecedores e clientes em grandes operações industriais envolve múltiplas áreas, documentos com validade variável, exigências regulatórias e integração com sistemas de gestão. Sem um fluxo estruturado, esse processo tende a ser manual, descentralizado e sujeito a erros que geram riscos contratuais, fiscais e operacionais.
A Itaminas precisava de uma solução que centralizasse, automatizasse e auditasse cada etapa desse processo, do primeiro contato com o fornecedor até o registro no ERP.
A solução
Redesenho completo do fluxo de cadastro e homologação
O projeto redesenhou todo o processo de cadastro e homologação, envolvendo de forma colaborativa as equipes de Cadastro, Financeiro, Fiscal e Suprimentos. Um workflow inteligente, parametrizado por categorias de fornecedores de produtos, serviços e transportadoras, passou a direcionar automaticamente cada etapa para a área responsável, garantindo governança e agilidade sem depender de intervenções manuais.
Controle documental rigoroso
Todos os documentos obrigatórios passaram a ser coletados, validados e armazenados na plataforma com controle de validade. Nenhum fornecedor ou cliente avança no processo sem a documentação completa e dentro do prazo de vigência.
Background checks automáticos
O processo foi reforçado por verificações automáticas junto aos principais órgãos reguladores, garantindo que fornecedores e clientes estejam sempre em conformidade. Esse mecanismo reduz riscos contratuais, previne multas e aumenta a segurança das operações de forma contínua.
Integração automática ao TOTVS Protheus
Como etapa final, todo o fluxo aprovado é integrado automaticamente ao TOTVS Protheus, eliminando intervenções manuais e assegurando que qualquer fornecedor ou cliente registrado no ERP esteja devidamente homologado.
O resultado
O processo implementado na Itaminas é robusto, confiável e 100% auditável.
O que a solução entregou:
Workflow automatizado com direcionamento inteligente por categoria de fornecedor
Controle documental com validação e controle de validade em tempo real
Background checks automáticos junto a órgãos reguladores
Integração direta ao TOTVS Protheus sem intervenção manual
Processo 100% auditável com rastreabilidade completa
Redução de riscos contratuais e fiscais
Elevação do nível de governança em fornecedores e clientes
Perguntas frequentes sobre gestão de cadastros de fornecedores e clientes
O que é homologação de fornecedores e por que ela é importante?
Homologação de fornecedores é o processo de verificação, validação e aprovação de um fornecedor antes que ele passe a integrar a base ativa de uma empresa. Envolve coleta de documentos, análise de conformidade regulatória e avaliação de risco. Sem homologação estruturada, a empresa fica exposta a riscos contratuais, fiscais e operacionais.
Como a automação do cadastro de fornecedores reduz riscos?
A automação elimina etapas manuais sujeitas a erro humano, garante que documentos obrigatórios sejam coletados e validados antes de qualquer aprovação, e realiza verificações automáticas junto a órgãos reguladores. O resultado é um processo com rastreabilidade completa e menor exposição a não conformidades.
O que é um workflow de homologação parametrizado por categoria?
É um fluxo de aprovação configurado para direcionar automaticamente cada tipo de fornecedor, seja de produtos, serviços ou transportadoras, para as áreas responsáveis pela validação. Isso garante que cada categoria siga o caminho correto de aprovação sem depender de direcionamento manual.
Como integrar o cadastro de fornecedores ao TOTVS Protheus?
A integração entre o processo de homologação e o TOTVS Protheus permite que fornecedores aprovados sejam registrados automaticamente no ERP, eliminando retrabalho e garantindo que apenas fornecedores devidamente homologados estejam ativos no sistema.
O que são background checks em processos de homologação?
Background checks são verificações automáticas realizadas junto a órgãos reguladores para confirmar a regularidade fiscal, jurídica e cadastral de um fornecedor ou cliente. Garantem que a empresa opere apenas com parceiros em conformidade, reduzindo riscos de multas e sanções.